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第五章 公事不公办,制度就会成为花瓶(一)
作者:谢国计   |  字数:3733  |  更新时间:2016-07-07 13:55:59  |  分类:

职场励志

制度是用来实施的,而不是吓唬人的摆设

如今,绝大多数企业都认识到了制度的重要性,并制定了相对详细完善的管理制度。大到关系公司生死存亡的重要决策,小到员工们的作息时间以及领取办公用品的规定,可谓十分齐全。然而不少企业的制度没能很好地贯彻下去,不幸沦为吓唬人的摆设。

作为管理者,我们不能把制度当花瓶,制度制定出来就是为了实施,如果摆在高高的神龛上,那么对企业的发展是没有任何好处的。在制度的制定和实行上,不能过多地讲求形式,更不能把它当做“面子工程”。只有一板一眼地贯彻实施下去,才能真正实现其价值,从而给企业带来货真价实的实惠。

老张是一家公司的财务总监,手下管理着七八名财务人员。公司关于现金的保管、支取以及转账等问题,本有着十分详细的规章制度,但老张觉得按制度办事实在太麻烦,长久以来都按照经验进行粗放式管理。估计也没出过什么大问题,上司也没有详细过问,整个财务部便养成了“无制度”的工作习惯。

然而突如其来的变故,却让老张一下子慌了手脚。原来一名下属保管现金的保险柜被撬,公司第二天要用的20万现金不翼而飞。要知道,公司的防盗措施一直做得很到位,为了防范入室盗窃,还专门购置了国内最先进的保险柜,柜子上不仅配有报警、密码等装置,一旦密码输入错误,还能对操作者进行电击,如此可靠的保险柜,又为什么会失窃呢?

原来整个财务部都视公司的财务制度为摆设,根本不按照制度办事。这位使用保险柜的出纳,平时并没使用这个先进的保险柜,由于他不小心把常用保险柜的钥匙丢了,所以才不得不动用该保险柜。由于担忧不小心输错密码遭电击,所以便不接电源;又怕忘记密码,所以就按数字大小顺序编了1~6的号码;再怕丢了钥匙,最后索性把钥匙扔在了办公室的抽屉里,结果反倒给窃贼提供了作案便利。

制度是用来实施的,企业管理者千万不能过分相信经验,更不能因害怕麻烦就放任下属把“制度”当成摆设。试想,如果老张从始至终都能严格要求员工按照制度办事,那么公司财产失窃的事根本就不会发生,而他本人也不会因此而停薪留职。

规章制度形同虚设,往往是造成企业经营管理失误的重要原因之一,所以广大管理者一定要谨记:制度是用来实施的,只有贯彻下去才有意义。

规则是防止人犯错误,制度是惩罚犯了错误的人

企业制度是一系列成文或不成文的规则,它不仅规范企业中人的行为,给大家的行为划一个合理的受约束的圈,还保护和鼓励大家在这个圈里自由地活动。如果有人跨出了这个圈,就要依据制度加以惩罚,从而有效地刺激大家约束自己,提高组织管理的效率。

俗话说:“人非圣贤,孰能无过。”难道不论什么错误,只要员工犯了,就要受到惩罚吗?当然不是。在日常工作中,员工难免会犯这样那样的错误,对于一般的错误,管理者可以按照制度规定给予提醒、警告、指导和帮助,保证员工在错误中成长。但是有三种错误,是不应该被允许的:

第一,经济上不干净,利用职务之便,贪污、吃回扣等;第二,把公司的商业机密泄露出去,获得个人私利;同样的错误,反复犯了很多次,缺乏职业道德,不敬业,不严谨。对于这三种错误,老板一定要严惩不贷,该狠心时绝不心软。

有些错可以原谅,有些错要坚决严惩。因此,对员工所犯的不同错误,老板一定要区别对待。因为工作上的疏忽、操作不慎等导致的错误,可以通过培训和辅导加以弥补。但是人品不端正,行事不正派,则要按照制度规定,严惩不贷。

哈佛商学院教授埃米埃德蒙森认为,导致公司经营失败的情况数不胜数,但大致可以分为三大类:一种是可预防性失败,一种是复杂性导致的失败,还有一种是“智慧型”的失败。第一种失败是不能允许的,它表现为故意违反公司的流程或制度,比如,某公司规定了不能贪污,不能吃回扣,但员工依然贪污、吃回扣,这就是主观上的故意犯错,是不应该被原谅的。

企业制定规则是为了防止大家犯错的,企业的制度是惩罚犯了错的人的。如果下属自视甚高,不把上司放在眼里,不把老板当回事,凡事自作主张,纵然他有真本事,也难以给公司的发展带来正能量。对老板而言,如果下属不听指挥,不服从命令,不把公司最起码的制度规定放在眼里,留着这样的员工又有何意义?难道要等到他把公司掀个底朝天,闹得大家离心离德才罢休吗?

企业的制度不是花瓶,不能摆在那儿作为欣赏的物品,而要切实地运用到企业经营管理中去。对于员工所犯的错误,要坚决予以处罚。当然,平时企业要加强宣传,让员工明白什么行为是违背公司规则的,什么行为是公司制度所不允许的。这样可以减少员工犯错,也可以减少老板管理企业的难度。

要明确告诉员工:什么是该做的,什么是不该做的

老板是团队的“头儿”,要为员工指明方向、明确目标,要明确地告诉员工:“什么是应该做的,什么是不应该做的;应该怎么做,不应该怎么做。”就像岗位说明书中的清晰描述那样,这样员工才会清楚自己的职责。

或许有人觉得老板这样做会很累,其实不然,老板只需出台一个制度。在制度里,明确地告知员工老板对他们的期望,把企业允许和禁止的行为一条条地罗列出来,并制定具体的惩罚措施。

有个法国人在北京开了一家餐厅,该餐厅从卫生到服务,甚至对客人的各种问题该怎样回答,都有严格的制度。制度的内容非常细致具体,任何人都必须严格执行,不得违反。比如,在制度中,有一条醒目规定:无论顾客提出什么问题,你永远都不能回答“不知道”。如果你自己不清楚,应向客人说明情况,然后马上想办法找到问题的答案,再给顾客一个满意的回答。

其实,这种规定并不只是这家餐厅的“发明”,在国外很多高级饭店、餐厅,早有这样的先例。通过这些规定,企业向员工传达了这样一种信息:制度里规定的,就是你应该做的;制度里不允许的,就是你不应该做的,如果你做了,就犯错了。这是企业对员工的一种期望,员工按照制度去做,坚持下去,就会养成一种习惯。

日本索尼公司的创始人盛田昭夫曾对下属说:“放手去做好你认为对的事,即使你犯了错误,也可以从中得到经验教训,不再犯同样的错误。”这体现了索尼公司对员工的宽容,在这种宽容之下,员工才敢大胆地探索、发挥创意,从而充分调动每个员工的聪明才智。

盛田昭夫认为,如果所有的思考工作都由公司的管理层来做,那这家公司是很危险的,正确的做法是,让每个员工都贡献自己的聪明才智。这就是盛田昭夫鼓励员工做的事情,这就是索尼公司规定的员工应该做的事,也是索尼公司对员工的期望。

作为公司的老板,如果你没有明确告知员工什么是应该做的,什么是不应该做的,就可能产生不好的后果。员工不知道怎样做是被认可的,做到什么样的程度才会让你满意。相反,如果你明确要求员工,员工就有了努力的方向,他会因此更加敬畏、服从你。

原则的“高墙”绝对不可以逾越

作为管理者,最基本的做事原则就是一切为了企业的发展,这道“高墙”是绝对不可以逾越的。但现实生活中,却有不少家族企业的管理者,出于私心,不愿意把关键职位交给外人。明明知道自己的子女根本不能带领企业前进,更不能创造一个美好的未来,但却固执地坚持。事实上,这种越过原则的行为,只会给企业带来人为的灾难。

不管是管人还是管事,都要冷静无私。从企业利益出发来做抉择,这既是管理者的使命,也是最基本的管理原则。一个违背万事“以企业为先”原则的领导,必定是受员工们唾弃的,最终也会被企业所遗弃。只有在原则划定的范围内活动,才能带领员工按照既定的道路向前走。

IBM是闻名全球的国际商用机器公司,作为该公司的总裁,小托马斯在选择接班人的时候面临着艰难的选择:是违背“以企业发展为先”的管理原则,将领导大权交给外人;还是逾越这道原则的高墙,将公司交给并不被众人看好的弟弟迪克?

为了完成父亲的遗愿,小托马斯决定翻过“原则”的高墙,于是他征得弟弟的同意后,将其调回公司总部,并希望迪克能在员工中树立威信,为接替更高的管理职位做准备。小托马斯将当时IBM正在开发的IBM360型电脑系统交给弟弟,并促使其与一直主管开发这一新产品的副总裁利尔森合作。

新电脑系统的开发意味着IBM公司将进入巅峰时期,但迪克却由于自身问题在激烈的市场竞争中败下阵来。此时,作为最高管理者的小托马斯开始意识到:如果让弟弟接班很可能会影响IBM的发展,经过反复的思考,他最终决定以公司利益为重,并顶住来自亲友方面的压力,坚持最基本的原则底线。最终为了IBM的发展前途,他舍弃了让弟弟接班的决定,并让利尔森担任总裁,接替自己董事长的职位。

事实证明,违背“处处为企业着想”的原则,只会给企业带来损失,只有严格按照原则决策的做法才是对的。利尔森没有令人失望,在他的带领下,IBM公司获得了更为广阔的发展空间,并在强手如林的电脑制造业中始终名列前茅,以惊人的速度实现了扩张。

始终把企业利益放在第一位,这是所有成功管理者的做事原则。违背了这条原则,即便管理才能出众,企业也必然会陷入万劫不复的深渊。因此,管理者们一定要谨记:原则的“高墙”绝对不可以逾越。

要给制度佩一把“尚方宝剑”

治理国家需要严明的法令,颁布详细具体的法例,公民才能知道什么可为,什么不可为。管理企业也需要明确的制度,科学合理的公司制度是权责明确的保证、提升效率的关键,对于任何组织的有序运转,大到国家,小到家庭,都是至关重要的。

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